Le secrétariat indépendant : Pourquoi, comment, qu’est-ce que c’est ?

Ce nouveau procédé intéresse de plus en plus les PME ou TPE, les professions libérales et les artisans.

Pourquoi ? Comment ça marche ?  

Comme pour tout, il y a des avantages et … très peu d’inconvénients.

Le secrétariat indépendant, c’est quoi ?

Il s’agit de tâches de secrétariat – ou d’assistanat – assurées par une personne qualifiée, indépendante et elle-même chef d’entreprise, qui travaille soit directement chez l’ »entreprise-cliente », soit en télétravail, depuis son domicile.

Tout à commencer avec le télésecrétariat.

Jusqu’à il y a peu cela consistait à assurer les appels téléphoniques et les prises de rendez-vous à l’extérieur de l’entreprise (souvent pour des cabinets médicaux) après un transfert de ligne. Ce nouveau mode d’intervention a permis aux secrétaires d’intervenir pour plusieurs entreprises qui ont rapidement vu la rentabilité d’une telle organisation.
Aujourd’hui, grâce aux nouvelles technologies et l’arrivée d’Internet, le télétravail a pu se développer et est aujourd’hui en plein essor.

Plus besoin d’être dans les locaux d’une entreprise pour avoir accès aux informations. Les documents s’échangent essentiellement par e-mail ou courrier postal si besoin.

Le besoin d’indépendance et l’envie de diversifier les tâches et domaines d’intervention boostent ce choix de devenir prestataire externe. De plus, le marché du télésecrétariat est très porteur et en pleine expansion.

Ce service concerne plus particulièrement les petites entreprises qui n’ont pas forcément une charge de travail suffisante qui justifie l’embauche d’une assistante ou secrétaire, même à mi-temps, ou qui n’en ont pas les moyens financiers. Pour cette même raison, les professions libérales et artisans n’embauchent pas de secrétaire.

Plusieurs solutions s’offrent à ces petites entreprises :

  • se débrouiller seul « avec les moyens du bord »,
  • prendre une intérimaire,
  • créer un groupement d’employeurs  et « partager » une assistante,
  • ou faire appel à une assistante indépendante.

Comment ça marche ?

Une secrétaire indépendante travaille la plupart du temps chez elle. Elle peut se déplacer et intervenir dans l’entreprise si besoin. Les prestations font l’objet d’un devis initial lorsqu’il s’agit d’opérations ponctuelles. Le taux horaire varie en moyenne entre 25 et 30 euros. Certaines  tâches sont au forfait. Les prestations vont du secrétariat classique (rédaction de courriers, facturation, standard téléphonique, retranscription, publipostage, création de documents Word, Excel, Powerpoint, etc.) à des compétences plus  techniques (e-mailing, maîtrise d’outils tels que Publisher, Illustrator, Framemaker, Access, etc.), sans oublier le télémarketing, très demandé.

Même si la proximité est un facteur privilégié, une télésecrétaire peut avoir ses clients partout en France, ou à l’Etranger.

Les avantages ?

  • Une intervention ponctuelle pour des besoins occasionnels ou réguliers.
  • Sauf cas spécifique, pas d’engagement dans la durée. L’entreprise ou la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le « partenariat ».
  • Faire appel à une secrétaire indépendante représente un avantage financier certain, en comparaison du coût d’un intérimaire ou de l’embauche d’un salarié. Il n’y a pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer,  etc.
    • L’entreprise gagne en investissement matériel : bureau, PC, imprimante, poste téléphonique.  Voilà moins de frais de fonctionnement.
  • Disponibilité: Sur demande et avec majoration du taux horaire, elles sont souvent prêtes à travailler dans l’urgence, en fin de journée, le week-end.

Les inconvénients ?

Peu nombreux et facilement contournables,

  • La confidentialité et la confiance: On peut s’interroger sur le respect de la confidentialité des données transmises à des prestataires externes. Le fait de ne pas faire partie de la même société, de ne pas être dans les mêmes locaux que « l’entreprise cliente » peut être perçu comme un frein.  C’est la raison pour laquelle AJRH vous garantit une confidentialité et une discrétion sur l’ensemble des travaux réalisés et des documents transmis.
  • De la même façon, lorsqu’une télésecrétaire travaille de façon régulière avec un client, elle comptabilise ses heures, et l’entreprise cliente peut difficilement contrôler les heures effectives. La confiance là aussi est essentielle. AJRH vous assure un sérieux et une traçabilité de toute intervention.
  • Un responsable hiérarchique peut obliger son assistante salariée à laisser tomber provisoirement  ses dossiers en cours pour donner priorité à une tâche urgente. Chose plus difficile à exiger d’un prestataire externe qui décide de l’urgence en fonction de ses clients respectifs. Mon expérience me permet de répondre à vos besoins dans les meilleurs délais et n’ayez crainte, si la tâche n’est pas réalisable des les délais que vous estimez nécessaire, vous en serez informés pour vous permettre de prendre d’autres dispositions.